Plan de transformación digital para despachos de abogados

¿No sabes por dónde empezar a digitalizar tu despacho de abogados?

Te presento un esquema de trabajo sobre las fases más comunes para la implantación de un plan de transformación digital para despachos de abogados.

Utilizamos este guion para algunas reuniones con abogados y otras empresas que desean hacer procesos de transformación digital. Las primeras preguntas siempre son similares y sobre las mismas se van detallado las subtareas, datos recibidos, equipo, etc. Este guion además nos permite interactuar con la empresa mediante videos conferencia y escritorio compartido. En el tomamos notas y el cliente las tiene siempre disponibles para revisar, agregar nuevos elementos o planificar la siguiente reunión. Las tareas se entremezclar unas con otras y se van actualizando conforme es necesario.

Fases para la digitalización de un despacho de abogados

 

Análisis previo o preanálisis

✔️ Objetivos del despacho de abogados

Lo primero que preguntamos es: ¿Qué quieres hacer? ¿Y que estás dispuesto a hacer? Sobre esas definimos las siguientes ya sea preguntando o por nuestros medios.

✔️ Diagnóstico interno del despacho de abogados

Sabiendo que se quiere, evaluamos si técnicamente puede hacerlo en solitario o en qué condiciones.

✔️ Análisis de competidores del despacho de abogados

De otra, como en el marketing no hay un techo presupuestario, lo que hacemos es revisar que están haciendo los competidores del despacho de abogados en los objetivos marcados por el despacho

 

Plan de Transformación Digital del despacho de abogados

Sabiendo de donde venimos y donde estamos a nivel interno y de competidores comenzamos a inventaría todo lo que tiene el despacho o puede necesitar para hacer el proceso de transformación digital.

Digitalización interna del despacho de abogados

✔️ Almacenamiento y gestión de documentos

Normalmente se revisa la instalación de una nube propia o de terceros, junto con las políticas de uso y los sistemas de copias de seguridad ante desastres.

✔️ Servicios prestados y como se prestan

Se definen los servicios a prestar en internet o de forma digital por el despacho, así como se reevalúan los procesos antiguos para la puesta al día.

✔️ ERP y gestión de expedientes para abogados

Revisamos las necesidades. A veces sirven las soluciones comerciales, mientras que en otros casos realizamos despliegues propios más actualizados.

✔️ CRM o sistema de gestión de clientes y oportunidades

Se buscan sistemas avanzados para captar clientes, así como la forma de gestionar el ciclo de clientes o interesados de los despachos de abogados.

✔️ Servidores y base de datos

Contratación de los servidores y personalización.

✔️ Redes de comunicación

Como teléfonos, Portálites, PBX, sistemas internos de chat,…

✔️ Ciberseguridad.

Cómo todo lo anterior se está gestionando de forma segura en todos los equipos del despacho de abogados. Hacemos especial énfasis en el cumplimiento normativo y evitar riesgos innecesarios mediante sistemas de seguridad, copias y avisos.

Digitalización Externa del despacho de abogados

✔️ Presencia digital

Se analiza el punto de partida del despacho de abogados en Internet y se estudian las posibilidades en función de su nicho y capacidades.

✔️ SEO

Se revisa y corrige todo lo anterior, así como se diseña un nuevo plan seo, que además de algunos aspectos técnicos, toma en cuenta:

✔️ Marketing de Contenidos

Contenidos de noticias o actualidad para clientes y potenciales clientes.

✔️ Publicidad

Campañas de publicidad, indicadores, embudos de venda y análisis.

✔️ Redes Sociales

Se analizan los perfiles de cliente haciendo campañas personalizadas por canal.

✔️ Ecommerce

El ecommerce suele ser sencillo. Normalmente agendas de citas, así como venta algunos documentos o descargables. Este punto no suele ser conflictivo, pero requiere algunas configuraciones avanzadas si se quieren aprovechar todas las funcionalidades existentes en el mercado.

Equipo Digital del despacho de abogados

✔️ Trabajo Colaborativo

La transformación digital implica a todos. Aquellos que no tienen los conocimientos deben formarse en las nuevas herramientas. Hecho que puede requerir consultorías personalizadas o la creación de manuales o políticas corporativas.

✔️ Liderazgo digital

El despacho de abogados necesita figuras líderes para delegar trabajos en su plantilla. O la agencia de marketing digital tendrá que encargarse de todo como una especie de departamento subcontratado. Y aún con esas, si el despacho no muestra predisposición, la transformación digital puede ser un desastre. Por todo esto se suelen aplicar algunas dinámicas de incentivos/castigos en estos procesos.

✔️ Competencias digitales

Relacionado con todo lo anterior, se debe elegir un esquema de digitalización para el despacho de abogados en el que los trabajadores se sientan cómodos.

Plan de Acción del despacho de abogados

Con todo lo anterior, se esboza una propuesta o borrador para el debate y aprobación por el despacho de abogados. Si la idea gusta, es el momento de materializarla.

Para ello creamos:

✔️ Cronograma

Define un calendario de trabajo con las horas y días de los participantes y los objetivos a desarrollar.

✔️ Presupuesto

En base a la dificultad, tiempo y recursos de terceros necesario se hace un cálculo de costes.

✔️ Responsables

Finalmente se define una forma de comunicación y se informa a los responsables para la toma de decisiones, correcciones o envío de novedades.

 

Y no hay muchos más. En nuestros Planes más avanzados donde vamos apuntando acciones tenemos más de 1000 tareas a revisar. Aunque la digitalización ofrece datos precisos, las decisiones siempre se toman de forma humana.

Espero que te sirva y si tienes alguna duda hazla en los comentarios.